Wat is de 5s methode?

5S is een systeem voor het organiseren van ruimtes zodat er efficiënt, effectief en veilig gewerkt kan worden. Dit systeem is erop gericht om alles op zijn plaats te zetten en de werkplek schoon te houden, zodat mensen hun werk gemakkelijker kunnen doen zonder tijd te verliezen of letsel op te lopen.

5S Vertaling

De term 5S komt uit vijf Japanse woorden:

–          Seiri

–          Seiton

–          Seiso

–          Seiketsu

–          Shitsuke

In het Engels worden deze woorden vaak vertaald naar:

–          Sorteren

–          Op volgorde zetten

–          Schijnen

–          Standaardiseren

–          Onderhouden

Elke S staat voor een onderdeel van een vijfstappenproces dat de algehele werking van een bedrijf kan verbeteren.

De oorsprong van 5S – 5S & Lean Manufacturing

5S begon als onderdeel van het Toyota Productie Systeem (TPS), de productiemethode die door leiders bij de Toyota Motor Company in het begin en midden van de 20e eeuw werd gestart. Dit systeem, dat in het Westen vaak Lean manufacturing wordt genoemd, heeft tot doel de waarde van producten of diensten voor klanten te verhogen. Dit wordt vaak bereikt door verspilling in productieprocessen op te sporen en te elimineren.

Lean productie omvat het gebruik van vele hulpmiddelen, zoals 5S, kaizen, kanban, jidoka, heijunka, en poka-yoke. 5S wordt beschouwd als een fundamenteel onderdeel van het Toyota Productiesysteem, want zolang de werkplek niet schoon en georganiseerd is, is het moeilijk om consistent goede resultaten te behalen. Een rommelige, onoverzichtelijke ruimte kan leiden tot fouten, productievertragingen en zelfs ongevallen, die allemaal de activiteiten onderbreken en een negatieve invloed hebben op een bedrijf.

Door een systematisch georganiseerde faciliteit te hebben, vergroot een bedrijf de kans dat de productie precies zo zal verlopen als het zou moeten.

Wat zijn de 5 S’en?

Het 5S concept klinkt misschien een beetje abstract, maar in werkelijkheid is het een zeer praktische, praktische tool waar iedereen op de werkplek deel van kan uitmaken.

5S houdt in dat alles wat aanwezig is in een ruimte wordt beoordeeld, dat wordt verwijderd wat overbodig is, dat dingen logisch worden georganiseerd, dat huishoudelijke taken worden uitgevoerd, en dat deze cyclus wordt voortgezet. Organiseren, schoonmaken, herhalen.

Laten we de verschillende onderdelen van 5S eens nader bekijken.

Sorteren

De eerste stap van 5S, Sorteren, houdt in dat alle gereedschappen, meubels, materialen, apparatuur, enz. in een werkgebied worden doorgenomen om te bepalen wat aanwezig moet zijn en wat kan worden verwijderd. Enkele vragen die tijdens deze fase gesteld kunnen worden zijn:

Wat is het doel van dit voorwerp?

Wanneer werd dit voorwerp voor het laatst gebruikt?

Hoe vaak wordt het gebruikt?

Wie gebruikt het?

Is het echt nodig om hier te zijn?

Deze vragen helpen om de waarde van elk item te bepalen. Een werkruimte is misschien beter af zonder overbodige spullen of spullen die niet vaak worden gebruikt. Deze dingen kunnen in de weg staan of ruimte innemen.

Bedenk dat de beste mensen om de spullen in een ruimte te beoordelen, de mensen zijn die in die ruimte werken. Zij zijn degenen die de bovenstaande vragen kunnen beantwoorden.

Als een groep heeft vastgesteld dat bepaalde items niet nodig zijn, overweeg dan de volgende opties:

Geef de items aan een andere afdeling

De spullen recyclen/weggooien/verkopen

Artikelen in de opslag zetten

5S Rode Markering

In gevallen waarin de waarde van een item onzeker is – bijvoorbeeld als een stuk gereedschap recent niet is gebruikt, maar iemand denkt dat het in de toekomst nodig kan zijn – gebruik de red tag-methode. Red tags zijn meestal kartonnen labels of stickers die op de voorwerpen in kwestie kunnen worden geplakt. Gebruikers vullen informatie over het voorwerp in, zoals

Locatie

Beschrijving

Naam van de persoon die de tag aanbrengt

Datum van aanbrengen

Vervolgens wordt het item in een “red tag area” geplaatst met andere dubieuze items. Als het voorwerp na een bepaalde tijd (misschien een maand of twee) niet is gebruikt, is het tijd om het uit de werkruimte te verwijderen. Het is niet de moeite waard om dingen te bewaren die nooit worden gebruikt, want ze nemen alleen maar ruimte in beslag.

Tip: Stel een herinnering in – op uw telefoon of computer, of ergens op de werkplek – om het rode label te controleren, zodat het niet wordt vergeten.

Orde scheppen

Zodra de extra rommel is verdwenen, is het makkelijker om te zien wat wat is. Werkgroepen kunnen nu hun eigen strategie bedenken om de overgebleven items te sorteren. Dingen om te overwegen:

Welke mensen (of werkplekken) gebruiken welke items?

Wanneer worden de items gebruikt?

Welke items worden het vaakst gebruikt?

Moeten de items per type worden gegroepeerd?

Waar zou het het meest logisch zijn om voorwerpen te plaatsen?

Zouden sommige plaatsen ergonomischer zijn voor de werknemers dan andere?

Zouden sommige plaatsen onnodige bewegingen verminderen?

Zijn er meer opslagcontainers nodig om alles georganiseerd te houden?

In deze fase moet iedereen bepalen welke opstelling het meest logisch is. Daarvoor moet worden nagedacht over taken, de frequentie van die taken, de paden die mensen door de ruimte nemen, enz.

Bedrijven willen misschien even stilstaan bij de relatie tussen organisatie en grotere Lean inspanningen. Welke indeling zal de minste verspilling veroorzaken?

In Lean manufacturing, kan verspilling de vorm aannemen van:

Defecten

Wachttijd

Extra beweging

Overtollige voorraad

Overproductie

Extra verwerking

Onnodig transport

Ongebruikte talenten

Tip: Overweeg voor de doeleinden van 5S specifiek hoe de indeling en organisatie van een gebied wachttijd, beweging en onnodig transport kunnen verhogen/verlagen.

Shine

Iedereen denkt te weten wat huishouding is, maar het is een van de gemakkelijkste dingen om over het hoofd te zien, vooral wanneer het werk druk wordt. De Shine-fase van 5S richt zich op het opruimen van de werkplek, dat wil zeggen vegen, dweilen, afstoffen, oppervlakken schoonvegen, gereedschap en materiaal opbergen, enz.

Naast de basis schoonmaak, omvat Shine ook het uitvoeren van regelmatig onderhoud aan apparatuur en machines. Door onderhoud op voorhand te plannen, kunnen bedrijven problemen opvangen en storingen voorkomen. Dat betekent minder verspilde tijd en geen winstderving door werkonderbrekingen.

Een stralende werkplek klinkt misschien niet opwindend, maar het is wel belangrijk. En het moet niet alleen aan de conciërge worden overgelaten. Bij 5S neemt iedereen de verantwoordelijkheid voor het opruimen van de werkplek, idealiter dagelijks. Dit zorgt ervoor dat mensen zich eigenaar gaan voelen van de ruimte, wat op de lange termijn betekent dat mensen meer geïnvesteerd zullen zijn in hun werk en in het bedrijf.

Tip: Hoe schoon te maken lijkt misschien voor de hand liggend, maar zorg ervoor dat mensen weten hoe ze hun ruimte op de juiste manier kunnen poetsen. Laat werknemers – vooral nieuwe werknemers – zien welke schoonmaakmiddelen ze moeten gebruiken, waar schoonmaakmiddelen worden opgeslagen en hoe apparatuur moet worden schoongemaakt, vooral als het apparatuur betreft die gemakkelijk beschadigd kan raken.

Standaardiseer

Resultaten meten

Als de eerste drie stappen van 5S zijn voltooid, zou alles er goed uit moeten zien. Alle extra spullen zijn weg, alles is georganiseerd, ruimtes zijn schoongemaakt en apparatuur is in goede staat.

Het probleem is dat wanneer 5S nieuw is in een bedrijf, het gemakkelijk is om op te ruimen en te organiseren… en dan langzaam de dingen weer te laten glijden naar hoe ze waren. Standardize maakt 5S anders dan het typische voorjaarsschoonmaak project. Standardize systematiseert alles wat net gebeurd is en verandert eenmalige inspanningen in gewoontes. Standardize wijst vaste taken toe, maakt schema’s en geeft instructies zodat deze activiteiten routines worden. Het maakt standaard werkprocedures voor 5S, zodat orde niet uit het oog wordt verloren.

Afhankelijk van de werkruimte kan een dagelijkse 5S checklist of een schema nuttig zijn. Een opgehangen schema dat aangeeft hoe vaak bepaalde schoonmaaktaken moeten gebeuren en wie er verantwoordelijk voor is, is een ander nuttig hulpmiddel.

In het begin zullen mensen waarschijnlijk herinneringen nodig hebben over 5S. Het kan nodig zijn om dagelijks een kleine hoeveelheid tijd te reserveren voor 5S taken. Maar na verloop van tijd zullen de taken routine worden en zal 5S organiseren en schoonmaken een onderdeel worden van het gewone werk.

Tip: Visuele aanwijzingen zoals borden, labels, posters, vloermarkeringstape, en gereedschap organizers spelen ook een belangrijke rol in 5S. Ze kunnen aanwijzingen geven en voorwerpen op hun plaats houden, in veel gevallen zonder woorden.

Ondersteunen (support)

Als de standaard procedures voor de 5S methode eenmaal zijn ingevoerd, moeten bedrijven de procedures blijven onderhouden en waar nodig bijwerken. Sustain verwijst naar het proces om 5S soepel te laten verlopen, maar ook om iedereen in de organisatie betrokken te houden. Managers moeten deelnemen, net als werknemers op de productievloer, in het magazijn of op kantoor. Het gaat erom van 5S een langetermijnprogramma te maken, niet slechts een evenement of kortetermijnproject. In het ideale geval wordt 5S een deel van de cultuur van een organisatie. En wanneer 5S wordt volgehouden na verloop van tijd, dat is wanneer bedrijven zullen beginnen met het merken van continue positieve resultaten.

Tip 1: Om 5S praktijken te ondersteunen, zorg ervoor dat alle nieuwe werknemers (of werknemers die van afdeling veranderen) training krijgen over de 5S procedures van hun afdeling.

Tip #2: Houd dingen interessant. Kijk naar wat andere bedrijven doen met 5S. Nieuwe ideeën voor organisatie kunnen de zaken blijven verbeteren en werknemers betrokken houden.