Uw archief digitaliseren: hoe gaat een specialist op dit gebied te werk?

Besluit u uw archief te scannen, dan neemt u een besluit dat meerdere doeleinden dient. Zo kan uw organisatie in de eerste plaats grote stappen maken op het gebied van efficiëntie, doordat alle documenten centraal op te vragen zijn. Er hoeft dus niet meer naar fysieke documenten te worden gezocht. Behalve die locatieonafhankelijkheid beschermt u belangrijke informatie ook tegen het risico van verlies door onvoorziene omstandigheden als brand en wateroverlast. Zoekt u naar een specialist om op professionele wijze uw archief te digitaliseren? Dan bent u bij GMS aan het juiste adres.

Altijd op de hoogte van de voortgang

Laat u dit bedrijf uw archief scannen, dan kunt u uw documenten zonder zorgen toevertrouwen. De communicatie met deze specialist in archiefdigitalisatie verloopt altijd via dezelfde contactpersoon die tot in de puntjes op de hoogte is van het verloop van het proces. Bovendien kunt u dat zelf ook blijven door gebruik te maken van het door dit bedrijf zelf ontwikkelde LiveTrace, waarmee u 24 uur per dag, 7 dagen per week inzicht verkrijgt. Uw documenten worden volgens veiligheidsvoorschriften via speciale transportmiddelen vervoerd. Tevens is het mogelijk het scannen van uw archief bij u op locatie te laten plaatsvinden.

Processtappen tijdens het digitaliseren van een archief

Laat u uw archief digitaliseren door GMS? Dan wordt daarbij een vast stappenplan gehanteerd. Zo start men met een uitvoerige inventarisatie, aan de hand waarvan een projectplan wordt opgesteld. Pas na uw goedkeuring als opdrachtgever wordt vervolgens aangevangen met het daadwerkelijke digitaliseringsproces. De laatste fase betreft die van de nabewerking.

Deskundigheid en ervaring

Digitaliseren is een vak apart en een vak dat deze specialist als geen ander beheerst. De medewerkers van het bedrijf worden stuk voor stuk gekenmerkt door hun deskundigheid en ervaring. Op elk gewenst moment kunnen zij u van de juiste adviezen voorzien. Uiteraard wordt er gedurende het gehele proces rekening gehouden met de geldende wet- en regelgeving. Zo weet u zeker dat het scannen en digitaliseren van uw archief goed verloopt.